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Onboarding: neue Mitarbeiter erfolgreich integrieren

Onboarding (wörtlich übersetzt an Bord nehmen) ist einer der aktuelleren Begriffe im Personalmanagement. Er bezeichnet die Einstellung und die Aufnahme neuer Mitarbeiter sowie die Maßnahmen, welche eine systematische Einarbeitung und erfolgreiche Integration in das neue Unternehmen fördern.

Als Grund für die immer höhere Relevanz eines professionellen Onboardings wird der Fachkräftemangel benannt sowie die mehr oder weniger hohen Kosten, die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters verursachen. Nicht zu unterschätzen ist auch, dass ein gelungener Einstieg über Motivation, Engagement und Leistung beim neuen Mitarbeiter und letztlich über den Erfolg bei der Besetzung einer Stelle entscheidet.

Diverse Veröffentlichungen informieren darüber, dass etwa die Hälfte der Unternehmen erhebliche Probleme bei der Integration neuer Mitarbeiter haben soll. Und so wird für die erfolgreiche Gewinnung und Bindung guter Fachkräfte ein systematischer Onboarding-Prozess eher vom Recruiting als von der Personalentwicklung initiiert.

Aus der Sicht der neuen Mitarbeiter, auch Onboardee genannt, verläuft dieser Prozess in vier Phasen: Erwartungen, Begeisterung, Ernüchterung/Realitätsschock, Integration. Die erste Phase – Erwartungen – basiert in erster Linie auf Unwissenheit und Unsicherheit. Diese löst sich im weiteren Verlauf etwas auf und weicht nach dem ersten Arbeitstag einem rudimentären Verständnis. Sobald der Realitätsschock einsetzt, nimmt der Onboardee die Komplexität seines Unwissens wahr, welche sich letztlich durch Einarbeitung in der Integrationsphase auflöst.

Ziel eines erfolgreichen Onboardings soll es sein, den Mitarbeiter gezielt in den einzelnen Phasen zu unterstützen. Erste positive Erfahrungen geben eine emotionale Unterstützung, um die Möglichkeit zu haben, erste Enttäuschungen zu verarbeiten. Das Kennenlernen der Arbeitsabläufe, das Kennen der Erwartungshaltung des Vorgesetzten und der Ziele des Unternehmens sowie Identifikation mit der Unternehmenskultur sind zentrale Meilensteine.

Was können Unternehmen hierfür konkret tun? Bereits vor dem ersten Arbeitstag sind erste Schritte einzuleiten: Vorbereitung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsmittel wie der vorkonfigurierte PC oder das Notebook, Kennwörter, Zutrittskarten, etc. Am ersten Arbeitstag ist die Zeit mit dem Vorgesetzten genauso gefragt wie die mit Kollegen und Mitarbeitern. Hilfreich sind hier Ablauf- und Einarbeitungspläne, die schon vor dem Start bekannt gegeben werden.

Die ersten Tage sind für neue Mitarbeiter herausfordernd, sie werden mit vielen neuen Dingen konfrontiert, vor allem aber mit vielen Namen. Ein Board mit Fotos und Funktionen, sei es digital oder am „schwarzen Brett“ aufgehängt, ist hier hilfreich.

Ein sog. Patensystem oder eine Teamregelung können neuen Mitarbeitern in den ersten Pausen beim neuen Arbeitgeber eine gemeinsame Mittagsrunde bescheren. In entsprechend vorbereiteten Mappen wird über Arbeitszeitregelungen, regelmäßige Meetings und andere Gepflogenheiten informiert.

Entscheidend in den ersten Wochen sind der Kontakt zur Führungskraft und erste Feedbacks. Der Einarbeitungsplan ist der offizielle Rahmen und zugleich der erste Baustein einer Personalentwicklung. Größere Unternehmen, in denen zum Monatsersten gleich mehrere neue Mitarbeiter beginnen, starten idealerweise mit Einführungsveranstaltungen, die allgemeine Informationen vermitteln und die Unternehmenskultur erlebbar machen. Zudem bietet sich hier die Gelegenheit für die neuen Mitarbeiter, ein abteilungsübergreifendes Netzwerk aufzubauen.

Durch einen gelungenen Onboarding-Prozess werden viele Weichen für den Erfolg der neuen Mitarbeiter gestellt, die sich im besten Fall noch lange positiv an ihre ersten Tage in der neuen Firma erinnern.