Die Videokonferenz: Wie im richtigen Leben?
Persönliche Gespräche im ein und demselben Raum, ohne Maske – sie werden bestimmt irgendwann wieder Alltag sein. Aber die moderne Technik erlaubt es uns, auch während der Pandemie und im Lockdown mit Blickkontakt und Körpersprache zu kommunizieren – im Rahmen einer Videokonferenz. Und die liegen schwer im Trend. Mit Hilfe der digitalen Technik schaffen wir eine Situation – ohne an einem gemeinsamen Tisch zu sitzen – in der wir uns beim Sprechen sehen und über die Wahrnehmung der Mimik, Gestik und nicht zuletzt der Körpersprache so zu kommunizieren, dass wir Reaktionen erkennen und emotionales Feedback erhalten. Ganz nach dem Geschmack des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawick: „Man kann nicht nicht kommunizieren!“
Beim ersten Mal wirkt das Gespräch zunächst etwas unnatürlich, da die Videokonferenz für viele eine komplett neue Form der Unterhaltung darstellt. Am Anfang noch ein Wunder der Technik, so stellt sich Natürlichkeit in der Kommunikation nach ein paar Sitzungen ein. Je versierter Sie mit der Technik umgehen, desto souveräner wirken Sie. Ein weiterer positiver Effekt: Wenn Sie die Technik im Griff haben, können Sie sich voll und ganz auf die inhaltlichen Belange konzentrieren. Und oft sind es doch Kleinigkeiten für Wirkung und Erfolg einer Videokonferenz, die Beachtung finden sollten:
Es fängt schon mit der Raumbeleuchtung an. Achten Sie darauf, dass Ihr Gesicht von vorn ausgeleuchtet wird. Im besten Fall durch Tageslicht oder Tageslichtlampen. Nicht unwichtig ist der Hintergrund. Hierbei gilt: besser strukturiert als unordentlich. Weniger ist mehr. Weiter weg von der Wand wirkt großzügiger als schattenwerfend „mit dem Rücken zur Wand“. Achten Sie darauf, dass keine Pflanzen, Stehlampen oder Bilder hinter Ihnen positioniert sind, die für Ihren Gesprächspartner aus Ihrem Kopf zu wachsen scheinen. Insbesondere im sog. Homeoffice könnte ein virtueller Hintergrund hilfreich sein. Oder man wählt in den Einstellungen für den Hintergrund den sog. „Weichzeichnermodus“ an.
Achten Sie darauf, dass Sie nicht von oben auf die anderen Teilnehmer herabblicken, wie es bei Laptopkameras naturgemäß der Fall ist. Hier könnte ein Laptopständer im wahrsten Sinne unterstützen. Wenn Sie regelmäßig an Videokonferenzen teilnehmen, könnte sich die Anschaffung einer externen Videokamera lohnen. Mit dem geraden Blick in das Objektiv signalisieren Sie, dass Sie mit dem Teilnehmer bzw. den Teilnehmern „auf Augenhöhe“ sind. Zudem ist oftmals die Qualität eines externen Mikrofons dem eingebauten ebenfalls vorzuziehen. Immer schwierig: Um einen vermeintlich echten Blickkontakt zu halten, müssen sie in die Kamera schauen; dann sehen sie aber Ihren Gesprächspartner nicht mehr, weil sie dafür auf den Monitor blicken müssten.
Setzen Sie sich in Szene. Das Bild sollte Kopf und Brust zeigen. Eine gerade Haltung und ein wenig Luft zwischen den Armen und dem Oberkörper wirken präsent und interessiert. Kleidung kommt in Videos anders rüber. In den Minibildern sind große Muster oft ablenkend. Starke Farben machen gute Laune und lenken den Blick in großen Gruppen auf einen selbst. Eine ruhige Umgebung sollte selbstverständlich sein. Geräusche, deren Herkunft andere Teilnehmer im Bild nicht sehen, können irritieren und wirken störend. Nehmen Sie Ihr Gegenüber verbal mit, wenn Sie parallel mit etwas anderem am Rechner beschäftigt sind. Wenn Sie sich Notizen während des Gesprächs machen, dann unterbrechen Sie den Blickkontakt nur kurz.
Sagen Sie den weiteren Teilnehmern Bescheid, wenn Sie sich aus dem Bild entfernen müssen, um etwas zu holen. Informieren Sie sie auch darüber, wenn eine weitere Person den Raum betritt, die die übrigen Teilnehmer im Bild nicht sehen können. Verzichten Sie auch weitgehend auf Getränke – ein stilles Mineralwasser ist in Ordnung. Essen Sie nicht vor dem Bildschirm, es sei denn man ist zum Teamlunch verabredet. Blicken Sie nicht (heimlich) auf Ihr Handy. Es wird von den anderen Teilnehmern sehr wohl wahrgenommen. Und – lächeln Sie bei der Verabschiedung, bis Sie nicht mehr zu sehen sind. Ein abruptes Einfrieren oder Versiegen des Lächelns, weil Sie gerade konzentriert den „Meeting verlassen“-Button suchen, hinterlässt keinen guten letzten Eindruck.