Grundsätzlich existiert für Referenzen kein genormter Aufbau. Da diese oftmals in der Ich-Form verfasst sind, haben sie den Charakter eines persönlichen Schreibens. Die Inhalte, die enthalten sein sollten, sind: Briefkopf des Fürsprechers nebst Telefonnummer, das Datum, in der Betreffzeile dann „Referenzschreiben für …“, Zeitraum, in dem man zusammengearbeitet hat, Beschreibung der konkreten Aufgaben und der angewendeten Fähigkeiten, etwaige besonders zu erwähnende Leistungen und Erfolge, Bewertung des Sozialverhaltens, Würdigung und gute Wünsche.
Diese Schreiben sind vor allem im Angelsächsischen (Letter of Recommendation) Gang und Gebe und kommen auch in Deutschland zur Anwendung. Der Grund liegt an der Art der Beschäftigungsverhältnisse unserer Zeit. Das unbefristete Arbeitsverhältnis ist in vielen Bereichen ersetzt durch das befristete Arbeitsverhältnis, und immer mehr Freiberufler und Interim-Manager unterstützen in Projektarbeiten. Und dann gibt es da auch noch die „Generation Praktikum“.
Nicht-Festangestellte haben bei Ausscheiden auch keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Um sich dennoch für zukünftige Jobs zu empfehlen, erbitten viele daher eine Referenz. Referenzen eignen sich aber auch für Berufsanfänger, die noch überhaupt kein Beschäftigungsverhältnis nachweisen können. So erhalten Schüler Referenzen von ihren Lehrern oder Rektoren und Studenten oder Stipendiaten von ihren Professoren. Auch Ehrenamtliche erhalten auf Nachfrage ihren Einsatz positiv bestätigt.
Grundsätzlich ist jeder als Referenzgeber geeignet, der einigermaßen neutral ist und einen entsprechenden Status genießt. Als Faustregel gilt: Der Referenzgeber sollte hierarchisch mindestens eine Position über der bewerteten Person stehen. Auch in der Vergangenheit ausgeschiedene, langjährige Vorgesetzte, die auf ein Arbeitszeugnis naturgemäß keinen Einfluss mehr nehmen, geschweige denn dieses unterschreiben können, können sich dankbar auf diesem Wege in Erinnerung bringen – soweit diese kein Zwischenzeugnis unterschrieben haben. Auch sollte sich der Referenzgeber zu telefonischen Auskünften bereit erklären.
Hierbei werden oft auch die Begriffe Empfehlungsschreiben oder Empfehlungsbrief verwendet. Es gibt jedoch einen Unterschied: Während Empfehlungen meist an einen konkreten Empfänger gerichtet sind, den Schwerpunkt auf die Zukunft richten und den Arbeitnehmer für eine bestimmte Stelle empfehlen, legen Referenzen den Schwerpunkt auf die Vergangenheit und damit auf erworbene Qualifikationen oder bislang ausgeübte Tätigkeiten, die den Arbeitgeber natürlich ebenfalls für die künftige Position qualifizieren sollen. Ähnlich wie das Arbeitszeugnis richtet sich das Referenzschreiben zudem nicht an einen bestimmten oder namentlich genannten Adressaten, sondern ist allgemein gehalten.