Hybride Meetings: Gewußt wie!
Es wird normal bleiben, dass Besprechungsteilnehmer nicht an einem Ort sind. Der Arbeitsplatz wird nicht mehr so aussehen wie vor der Corona-Pandemie. Eine 2021 durchgeführte Umfrage der Strategieberatung McKinsey ergab, dass 90 Prozent aller Unternehmen in Zukunft hybrid arbeiten werden, also in einer Kombination aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit. Bei einer Dax-Umfrage des Handelsblatts im Sommer 2021 antworteten sogar alle Konzerne, künftig auf eine Mischung aus Präsenz- und Heimarbeit zu setzen.
Das hybride Meeting ist die Zukunft. Um in dieser neuen Umgebung erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen für eine Zukunft planen, in der hybride Meetings, die sich aus Meetings innerhalb und außerhalb des Büros zusammensetzen, eher die Norm als die Ausnahme sind. Damit die digitalen Teilnehmer keine Teilnehmer zweiter Klasse sind, hier ein paar Hinweise:
So wie Führungskräfte in den vergangenen zwei Jahren lernen mussten, Meetings vollständig auf Distanz durchzuführen, so müssen sie nun lernen das Ganze auf ein hybrides Setting zu übertragen. Gerade Treffen, in denen viel gesendet und wenig interaktiv gearbeitet wird, können unproblematisch auf Distanz stattfinden. Ein paar Regeln sollten aber schon bekannt sein: Am Anfang sollten Thema und Ziel des Treffens bekannt sein. Sind Wortmeldungen gewünscht und möglich, über die „Hand-heben“ – Funktion bei Teams oder Zoom oder vor Ort durch die bekannte Handmeldung?
Ein Vorschlag ist auch, die Moderation aufzuteilen. Einer kümmert sich um die Leute vor Ort, der andere behält die Remote-Teilnehmer im Blick. Bei vielen Unternehmen dürfte das eine oder andere technische Upgrade nötig werden. Viele Unternehmen verfügen in ihren Konferenzräumen inzwischen über 360-Grad-Kameras, damit virtuell Zugeschaltete alles und jeden sehen können. Bei den technischen Lösungen gibt es höchstens finanzielle Grenzen. Fest steht: Ohne Kamerabild geht man in Hybrid-Meetings schnell verloren. Aber es gibt auch Phasen, in denen das Kamerabild nicht unbedingt notwendig ist.
Je größer der technische Aufwand, desto wichtiger ist es, sich selbst Zeit zu nehmen, um einen souveränen Umgang mit den Geräten einzuüben. Sowohl die Hardware als auch die Software verfügt über vielfältige Funktionalitäten. So ist die Arbeit in Kleingruppen in sog. Break-out-Räumen genauso möglich wie die Anwendung von Whiteboard-Apps zur kreativen Ideensammlung. Um vorzeitigen Abgängen vorzubeugen, sollten Meeting-Organisatoren im Idealfall vorab auf der Agenda festlegen, wann welche Teilnehmer sprechen oder zuhören sollen. Im Gegensatz zu Audio- bzw. Telefonkonferenzen ist bei Videokonferenzen eine aktivere Teilnahme erforderlich
und die Teilnehmer müssen während der gesamten Dauer des Meetings in einer festen Position bleiben. Um einer etwaigen Meeting-Müdigkeit entgegen zu wirken, gehören die Förderung der Planung kürzerer Meetings, beispielsweise die Verkürzung der Konferenzen von einer Stunde auf 45 Minuten, die Erlaubnis für die Teilnehmer, die Kameras auszuschalten, die Begrenzung der Anzahl der täglichen Meetings, die Anordnung von Pausen zwischen den Meetings und die Einführung von Meeting-freien Tagen dazu.